Als je als werkgever een rittenregistratie laat bijhouden, moet je het goed doen. Anders loop je het risico dat je duizenden euro’s extra belasting moet betalen.

Over weinig belastingzaken wordt zo veel geprocedeerd als over de auto van de zaak. Het gaat dan meestal over de vraag of er meer of minder dan 500 kilometer per jaar privé in een auto van de zaak wordt gereden.

Bij meer dan 500 kilometer krijg je als werknemer te maken met de bijtelling. Dan wordt tot 25 procent van de cataloguswaarde van de auto bij je inkomen geteld. Ga je voor minder dan 500 kilometer? Dan kan de fiscus vragen om een sluitende rittenregistratie als bewijs.

In een recente zaak stond een ondernemer in de reisbranche voor de rechter, omdat de Belastingdienst aan haar een naheffing had opgelegd waar zij het niet mee eens was. Zij had volgens de fiscus ten onrechte bij het afdragen van loonbelasting geen rekening gehouden met de bijtelling en had daarom 42 duizend euro te weinig belasting afgedragen.

Concreet ging het om 14 bedrijfswagens, voornamelijk van het type Ford Transit. Alle werknemers die voor hun werk in de bestelwagens reden, moesten een document ondertekenen waarin onder meer de volgende passage is opgenomen: ‘Dit houdt in dat werknemer een gedetailleerde rittenadministratie bijhoudt, die jaarlijks aan de werkgever (…) wordt overlegd. De rittenadministratie dient te voldoen aan de eisen die de fiscus hieraan stelt.’

Kilometerstanden kloppen niet

Bij controle bleek dat de werknemers inderdaad een rittenregistratie hadden bijgehouden. Maar volgens de Belastingdienst voldoet deze niet aan de eisen en rammelt deze aan alle kanten.

Zo werd bij buitenlandse bestemmingen vaak alleen een plaatsnaam genoteerd en geen adres; de kilometerstand aan het begin van een dag kwam niet altijd overeen met de eindstand de dag ervóór; soms zelfs was de kilometerstand lager op een later tijdstip; ritten gedurende meerdere dagen werden vermeld als één rit; het aantal kilometers tussen twee bestemmingen varieerde, zonder dat daarvoor een reden was gegeven; en niet altijd werd aangegeven of een rit zakelijk of privé was.

Kortom, de rittenadministraties zijn volgens de Belastingdienst te globaal van opzet, zijn onvoldoende controleerbaar en bevatten (slordigheids)fouten. Op de salarissen van de werknemers is dus te weinig belasting ingehouden. Zodat de ondernemer 42 duizend euro aan loonheffing moet bijbetalen.

 

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl